Migliorare i processi organizzativi

Migliorare i processi organizzativi

immagine 9immagine 9 immagine 9La tecnologia è diventata pervasiva nella nostra vita quotidiana così come nella normale gestione delle nostre aziende. Ci aiuta a comunicare in tempo reale, a immagazzinare, gestire e analizzare le informazioni, a razionalizzare i processi, a produrre con minor fatica e con maggior precisione e velocità. Strumenti che migliorano la produttività personale, quali elaboratori di testo e di presentazioni, fogli elettronici ed email, sono ormai entrati a far parte del normale corredo operativo di impiegati e manager di tutte le aziende. La Rete ubiquitaria ci consente di reperire le informazioni che ci interessano non solo tramite il pc, ma persino digitando sullo schermo del nostro telefono cellulare o dei dispositivi tablet.

L’evolvere frenetico della scienza tecnologica, insomma, fa sì che tutte le Funzioni aziendali siano potenzialmente passibili di miglioramento di performance e di riduzione dei costi di gestione. Al netto, naturalmente, dei processi di investimento e cambiamento necessari all’informatizzazione dell’organizzazione. E se alcuni ambiti di applicazione sembrano ormai scontati, scopriamo invece che l’utilizzo di alcuni altri strumenti non è poi così frequente all’interno delle nostre imprese. Passiamone in rassegna qualcuno.

Il più trasversale e diffuso è probabilmente l’ERP, Enterprise Resource Planning o più comunemente “Gestionale Aziendale”, che percorre e incanala la maggior parte dei processi aziendali di rilievo e permette così alle diverse Funzioni che li sovrintendono di integrarsi, comunicare e condividere le informazioni, secondo percorsi logici prestabiliti. Acquisti, Logistica, Produzione, Vendite, e Contabilità, ma anche Marketing, Ricerca e Sviluppo, Gestione delle risorse umane e Direzione si interfacciano con questo complesso database, inserendo dati semplici e ricavandone dati elaborati e documenti. Proprio a causa della sua complessità, ha di solito struttura modulare, così da poter essere implementato per gradi, senza sconvolgere troppo i meccanismi operativi consolidati in azienda.

Ormai indispensabili per una gestione aggressiva, strutturata e competitiva dei mercati e della Forza Vendita, i sistemi di CRM, ovvero di Customer Relationship Management (Gestione della Relazione con il Cliente) sono stati mutuati dalle imprese multinazionali e applicati alle nostre PMI, con risultati di performance del Marketing e delle Vendite spesso sorprendenti. Le organizzazioni basate su CRM sono in grado di tracciare scientificamente la mappa precisa del proprio mercato e le attività di contatto con clienti e potenziali; di sintetizzare il quadro delle opportunità e il loro andamento; di razionalizzare le fasi di vendita; di eseguire attività sistematiche di marketing one to one. Una micidiale “macchina da guerra” commerciale, realizzata secondo una filosofia di condivisione delle informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda.

Collegati ai database ERP e CRM, gli strumenti di Business Intelligence possono fornire informazioni , sintetiche o di dettaglio, rielaborate in tabelle o grafici e indispensabili per prendere decisioni strategiche basate su evidenze di mercato più o meno palesi e intuibili al normale osservatore. Questi cruscotti sono sempre più utilizzati da manager Direzionali o di Funzione anche per controllare l’andamento degli indicatori di performance di ciascun reparto, cioè di quei numeri che ne misurano lo stato di salute ed efficienza.

La gestione dei documenti rappresenta spesso un problema nelle organizzazioni, perché non sempre vengono archiviati in modo corretto e sicuro; o perché devono essere condivisi per poter essere rielaborati a più mani; o, ancora, perché c’è sempre più necessità di averli a disposizione fuori dalla consolle del proprio ufficio, presso il cliente o il fornitore. Gli strumenti di Gestione Documentale risolvono tutte queste criticità, permettendo di inserire tutti i documenti in un unico archivio, dotato delle funzionalità di accesso degli utenti con permessi di visualizzazione e lavoro diversi; di accesso attraverso la rete o di sincronizzazione su dispositivi diversi; di condivisione e creazione di diverse versioni dello stesso documento, senza doverne creare un infinito numero di copie; di creazione di processi automatizzati di trattamento del documento, quali l’autorizzazione, il completamento, la pubblicazione, ecc.; il backup automatico e sicuro del patrimonio documentale aziendale.

La gestione dei progetti di Ricerca e Sviluppo e di realizzazione di commesse beneficia oggi di strumenti di Project Management, che permettono di pianificare le fasi di un progetto attribuendo a ciascuna una collocazione temporale, una risorsa responsabile e un costo di realizzazione e collegando tutte le fasi, così da poter visualizzare immediatamente i cambiamenti nel piano in caso di slittamento o anticipazione di una attività. Gli stessi comparti hanno ottenuto eccellenti risultati in termini di riduzione di errori, costi e tempi di realizzazione utilizzando tecnologie PLM, per la Gestione del Ciclo di Vita del prodotto; cPDm, per la Gestione Collaborativa delle Definizioni di Prodotto in fase di progettazione; CAD e CAM per la realizzazione grafica dei progetti e per la programmazione dei macchinari in produzione.

Un’ultima nota su Internet, che ci promette con le nuove tecnologie Cloud di rivoluzionare il nostro normale utilizzo di software e hardware.

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